Кадровый аудит

Кадровый аудит – это проверка всех документов Заказчика, касающихся деятельности службы управления персоналом. Аудит выполняется сотрудниками нашей организации, которые имеют опыт и знания в сфере кадрового менеджмента.

Опыт наших юристов в области аудита кадрового делопроизводства исчисляется годами, так же как и практические навыки исправления любой кадровой документации. Наши сотрудники знают, как провести кадровый аудит максимально качественно. Помимо высокого уровня профессионализма, наша Компания выгодно отличается от конкурентов гибкостью тарифов на услуги кадрового аудита.

Отдельно предлагаем рассмотреть вариант целевого кадрового аудита. В этом случае, Заказчик в сжатые сроки получает полноценный отчет о текущем положении дел. Целевой аудит кадровых документов выполняется по фиксированному тарифу.

Выполнив кадровый аудит, наши сотрудники составляют отчет с подробнейшим описанием работы кадровой службы Заказчика, в котором приводятся все нарушения и неточности, выявленные в ходе аудита кадровой документации. Качественная работа, равно как и соблюдение сроков, является приоритетом нашей деятельности.

Документы, проверяемые в ходе кадрового аудита

При выполнении кадровой проверки внимание уделяется:

• Абсолютно всем кадровым документам, начиная от трудовых книг и договоров с приложениями, заканчивая внутренними приказами о перемещении сотрудников (назначения, переводы, увольнения, командировки и пр.). Также производится аудит кадрового учета в части заполнения графиков отпусков, личных карточек (форма Т-2), подписания должностных инструкций, ведения книг заявлений и табелей учета рабочего времени.
• Внутренним документам, имеющимся у Заказчика. К ним можно отнести нормативные документы о заработной плате и обработке персональных данных, а также коллективный договор с сотрудниками.
• Всевозможным инструкциям, касающимся энергорегламента, пожарной безопасности и охраны труда на производстве.
• Договорам по приему и оформлению иностранных специалистов и лиц, не имеющих гражданства.
• Задокументированным отчетам о проведении формальных процедур, таких как: реструктуризация или ликвидация подразделений, любые изменения в условиях труда, расширение либо сокращение штата, выговоры и другие дисциплинарные меры, перепрофилирование, аттестация и повышение квалификации сотрудников Заказчика.
• Любым другим кадровыми документами, которые были предоставлены для проверки.

Разновидности аудиторской проверки

1. Аудит по выбранному нарушению.

Проверка документации производится на соответствие критериям одного из требований законодательства. Результаты поиска нарушений указываются в отчете в виде нескольких показательных примеров. Последующие исправления документации производятся после полной внутренней проверки самим Заказчиком согласно рекомендациям аудитора.

Востребованность выборочного аудита кадровой документации обусловлена желанием Заказчиков, имеющих небольшой штат сотрудников, сделать быструю и относительно недорогую проверку. Эта услуга будет значительно дешевле и займет сравнительно меньше времени, чем полноценный кадровый аудит.

2. Полноценная проверка кадрового делопроизводства

Мониторинг документации выполняется с позиции любых возможных нарушений повсеместно или в каждом отдельном случае. Аудиторский отчет включает в себя абсолютно все выявленные недочеты и документы, которые их содержат.

Неоспоримое преимущество полного кадрового аудита заключается в формировании объективной и независимой оценки реальной ситуации в кадровом делопроизводстве предприятия Заказчика. Более того, в нем указываются те недостающие документы, которые согласно законодательству нашей страны должны присутствовать в обязательном порядке.

Естественно, такая масштабная проверка займет немало времени, а также потребует более высокой оплаты в сравнении с выборочным кадровым аудитом. Иногда можно столкнуться с предложениями полноценного аудита за небольшую сумму и в сжатые сроки. Не стоит доверять таким компаниям, ведь подробный и тщательный анализ всей имеющейся документации не может быть быстрым и дешевым, поскольку требует привлечения настоящих профессионалов. Экономия на услугах профессионального аудитора сегодня может привести к негативным последствиям в виде санкций контролирующих органов уже завтра.

3. Целевая проверка кадровой службы

Для большинства Заказчиков это лучший выход из положения при недостатке временных и материальных ресурсов. Суть данного метода заключается в проверке выборки из 20 сотрудников. Вся документация, относящаяся к этим сотрудникам, анализируется на предмет полноценного оформления и соответствия законодательству. Если особых нарушений не нашлось – вероятность найти их, проверяя документы остальных работников, весьма невелика.

Важно правильно сформировать выборку. В нее должны входить представители разных направлений и должностей, как руководители, так и обычные специалисты.

Самостоятельное проведение кадрового аудита Заинтересован ли сотрудник отдела кадров в выявлении нарушений в работе своего подразделения?

И ей зеркальце в ответ: "Ты, конечно, спору нет: Ты, царица, всех милее, Всех румяней и белее". «Сказка о мертвой царевне и о семи богатырях», Александр Пушкин.

В случае обнаружения критического числа нарушений в ходе целевого аудита кадрового учета, наши специалисты порекомендуют произвести уточненную проверку, которая досконально опишет всевозможные недостатки ведения кадрового делопроизводства.

Стоимость проведения целевого кадрового аудита - от 20000 руб.

На основании вышесказанного можно отметить следующие преимущества целевого аудита:

1. Сравнительно небольшая цена (экономия на полном аудите, ведь при большом штате сотрудников потребуется лишь выбрать 20 человек, документы которых будут проанализированы на предмет типичных нарушений).
2. Сжатые сроки. Целевой аудит кадрового делопроизводства проводится в течение 14 дней. Это позволяет Заказчику достаточно быстро прояснить реальную картину в кадровой службе и оперативно заняться исправлением недостатков.
3. Проверка 20-ти сотрудников производится по схеме полноценного кадрового аудита, который включает в себя мониторинг не только трудовых соглашений, но и всей внутренней кадровой документации Заказчика, касающейся деятельности этих сотрудников.

Локальные нормативные акты: мониторинг в ходе аудита

Проверка данного вида кадровой документации производится в обязательном порядке вне зависимости от типа аудита. Информация анализируется самым подробным образом и предоставляется Заказчику вместе с путями исправления выявленных недочетов.

Выполнив услугу кадровый аудит локальных нормативных документов, мы предоставляем такие данные:

• Соответствие имеющихся нормативных актов полному перечню, закрепленному в законодательстве РФ.
• Подробный отчет о нарушениях с указанием тех локальных нормативных документов Заказчика, где они были допущены.
• Информацию по содержанию имеющихся нормативных актов. Часто они бывают оформлены ненадлежащим образом либо отсутствуют некоторые данные.

Отчет о кадровом аудите

Это документ, который завершает аудит кадрового делопроизводства. Он включает в себя комплекс данных о состоянии дел в кадровом подразделении предприятия Заказчика, способы исправления недостатков, а также меры предупреждения возможных нарушений (на основании информации о предыдущих годах).

Схема отчета стандартизирована и состоит из таких основных пунктов:

1. Документация либо направление, которое проверяется с помощью кадрового аудита.
2. Нарушения и копии документов, в которых они были допущены.
3. Информационное обоснование рекомендаций относительно устранения выявленных нарушений.
4. Законодательные меры, применимые к Заказчику, в случае игнорирования имеющихся нарушений в кадровой документации.
5. Пути и способы восстановления документов.

Предназначение кадрового аудита

Заказав аудит кадровой службы, наши клиенты получают:

• независимую оценку текущей ситуации в части кадрового делопроизводства;
• определение всевозможных рисков, которые могут возникнуть в случае несоблюдения законодательных нормативов, а также санкций, применимых к их предприятиям от контролирующих органов;
• возможность оперативно осуществить комплекс действий по восстановлению правильного делопроизводства путем внедрения рекомендаций кадрового аудита;
• реальный шанс избежать претензионных жалоб и прочих финансовых рисков в части трудовых отношений с наемными работниками.

Выполнение кадрового аудита самостоятельно

В некоторых случаях можно осуществить аудит кадрового делопроизводства собственными силами, ведь для ответственного сотрудника кадрового подразделения нет никаких препятствий в доступе к анализируемым документам.

Однако на пути к получению заключительного отчета могут возникнуть некоторые трудности:

• нехватка времени для полноценной проверки всей документации, поскольку зачастую, сотрудники не освобождаются от своих прямых обязанностей;
• длительный срок кадрового аудита по причине большого количества анализируемых документов;
• человеческий фактор, который ставит под сомнение независимый взгляд на имеющиеся нарушения. Вполне закономерно, что сотрудник кадрового отдела не заинтересован в выявлении фактов несоблюдения законодательства в работе своего же подразделения.

Таким образом, достичь лучшего результата при сохранении временных и финансовых ресурсов можно только в случае обращения к независимым аудиторам, которые будут мотивированы на всесторонний и объективный кадровый аудит.

Частота аудиторской проверки кадровой документации

Периодичность проведения кадрового аудита зависит исключительно от Заказчика. Если по результатам предыдущих проверок были устранены все замечания, то вполне достаточно делать следующий аудит не ранее, чем через 3 года.

Процедура и срок выполнения аудита

Для выборочного аудита применимы сроки от 14 до 21 календарного дня. Длительность зависит от величины штата Заказчика. В течение трех первых дней мы осуществляем сбор всех документов, подлежащих проверке, а после – тщательно анализируем ее и готовим отчет.

Полноценная проверка кадрового делопроизводства займет не менее 21-го дня (иногда до 30-ти дней). Выемка документации производится за 5 дней, а все остальное время информация проверяется на соответствие законодательным нормам.

Выполнение целевого подвида кадрового аудита займет не более 14 дней. Первые 3 дня мы собираем документы, а потом проверяем их и готовим экспертное заключение о выявленных нарушениях.

Наша Компания предоставляет услуги в двух параллельных направлениях: аудит кадровой документации и проверка локальных нормативных актов на соответствие законодательству РФ. Последние проверяются нашими юристами, а результаты этого мониторинга изложены в отдельной главе финального отчета.

Экспертное заключение несколько раз перепроверяется нашими сотрудниками и только после контрольной проверки пишется итоговое резюме. Такой способ контроля не только улучшает качество предоставляемых услуг, но и нивелирует вероятность возникновения пробелов и недостатков в нашей работе. Объем финального отчета целиком зависит от вида проверки, количества сотрудников и срока, в течение которого производится аудит. К примеру, полноценная годовая проверка штата из 200 чел. будет отражена на 50-ти листах формата А-4.

Содержание

• Документы, проверяемые при проведении кадрового аудита организации
• Виды аудиторской проверки
  • Аудит по выбранному нарушению
  • Полноценный аудит кадрового делопроизводства
  • Целевой аудит отдела кадров
  • Локальные нормативные акты: мониторинг в ходе проведения аудита
• Отчет о проведенном кадровом аудите
• Цель проведения кадрового аудита персонала
• Самостоятельное проведение кадрового аудита
• Частота аудита кадровой документации
• Процедура и срок проведения аудита кадрового учета